Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Fagsystem i sikker sone - dokumentasjon fra Visma Samhandling arkiv

Dokumentasjon fra Visma:

 

1. Visma Samhandling Arkiv

● Arkivkjernen tilrettelegges både som skyløsning mot våre skyløsninger, og lokalt mot

fagløsninger som er installert lokalt. Eks. HsPro, Familia, Profil,

Flyktning/voksenopplæring.

● For skyløsninger gjelder dette fagløsningene Sampro og PPT

● Respektive løsninger legges inn som egne arkivdeler i aktuelle arkivkjerner, lokalt og i

sky.

● Arkivkjernene er bygd opp tilnærmet likt mht. funksjonalitet. Det foreligger imidlertid noe

ulike rutiner fra fagprogramsiden vedr. hvordan arkivering gjennomføres.

● Ved overføring til VSA - konvertering til pdf/a.

● VSA kan pr. I dag ikke integreres mot andre arkivløsninger, som f.eks. Websak.

2. Rutiner for arkivering fra Sampro

● Det er koordinator som har rettigheter til å arkivere plan til VSA

● En kopi i pdf blir etablert inne i fagløsningen Sampro.

● I Sampro fremgår det oversikt på hvilke dato planen sist ble arkivert.

● Når man arkiverer tas et "bilde" av planen slik den ser ut på arkiveringstidspunktet.

Planen lever så videre.

● Anbefaler rutine om å arkivere plan minimum 2 ganger i året, og alltid når plan avsluttes.

● Når plan avsluttes i Sampro, avsluttes dossiermappen automatisk i arkivkjernen.

3. Gjennomgang rutiner i arkivkjernen (VSA)

● Innlogging

● Registrering av de som skal ha tilgang til VSA

*Kan kobles til flere roller.

*Rollen systemansvarlig vil automatisk ha tilgang til alle arkivdeler som ligger i aktuelle

VSA kjerne.

*Arkivleder Gerd Måren ligger inne som systemansvarlig. I tillegg ble Kari Tronsgård lagt

til med tilgang plantype IP.

● I arkivkjernen kan man søke på mappenivå (planeiere) og på registreringer

(koordinatorer). Gjennomgikk de ulike søkemulighetene.

● Rutiner som periodisering, deponering og avlevering ble demonstrert. Dette rutiner som

gjennomføres hvert 4-5 år, dersom ikke annet blir bestemt.

● Viste også hvordan man kan søke opp arkiverte planer i periodiserte arkiver.

● Gerd og Kari vil motta e-post med info om brukerkonto samt link til arkivkjernen.

Ref. 160620

Visma Enterprise

Terje Sagenes

Senior fagkonsulent

.

Laster...