Bortsatte arkiv er arkiv som er avsluttet, men som ikke er overført til depot. Etter at et arkiv er avsluttet kan man enda ha administrativt behov for tilgang til arkivet noen år. Etter hvert vil dette behovet stadig bli mindre. Dette er bakgrunnen for at man som hovedregel venter 20-25 år med å overføre arkivet til depot etter at det er avsluttet.

De fleste kommunale arkivserier produseres i, eller har sterke knytninger til ett eller flere elektroniske systemer. For eksempel vil både kopibøker, postjournaler og mange møtebøker være produsert i organets sak-/arkivsystem. I dette systemet kalles en arkivserie for arkivdel. I tillegg benytter kommunene vanligvis en rekke fagsystemer (elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor et bestemt fagområde). Også fagsystemene inneholder ofte arkivverdig dokumentasjon og/eller nødvendige knytninger til papirbasert arkiv.